Information til virksomheder om optagelse af virtuelle møder med Arbejdstilsynet
Hvis din virksomhed ønsker at optage et virtuelt møde med Arbejdstilsynet, skal I aftale det med den tilsynsførende og de øvrige deltagere i mødet. Den tilsynsførende vil spørge om, hvorfor I ønsker at optage mødet og om, hvordan I efterfølgende vil behandle optagelsen.
Optagelsen medfører pligter for virksomheden
Optagelsen af mødet mellem virksomheden og Arbejdstilsynet er omfattet af databeskyttelsesloven, og virksomheden vil derfor være dataansvarlig. Det betyder, at I som virksomhed skal sikre jer, at I:
- Oplyser deltagerne om, at I optager mødet
- Overvejer, om det er tilstrækkeligt at optage lyd, men ikke billede (dataminimering)
- Opbevarer optagelsen sikkert
- Kun anvender optagelsen til formålet
- Ikke opbevarer optagelsen i længere tid end nødvendigt.
Hvis den tilsynsførende vurderer, at der er tale om et usagligt formål, eller er utryg ved den efterfølgende databehandling, har den tilsynsførende ret til at afvise ønsket om optagelse.
Hvis optagelsen er gået i gang, og mødet udvikler sig på en måde, der medfører, at den tilsynsførende ønsker optagelsen stoppet, skal I efterkomme dette. Den tilsynsførende har som den registrerede ret til at gøre indsigelse og ret til sletning.
Hvis der startes en optagelse, vil Skype (som er den løsning, Arbejdstilsynet anvender) ikke aktivt gøre mødedeltagerne opmærksom på det, men mødedeltagerne vil kunne se, at
mødet optages, ved at følgende ikon vises øverst til højre på skærmen:
Muligt retsligt efterspil
Hvis virksomheden ikke imødekommer den tilsynsførendes ønske om at stoppe optagelsen, vil den tilsynsførende kunne afbryde det virtuelle møde. Arbejdstilsynet kan klage til Datatilsynet, som bl.a. har sanktionsmuligheder i form af forbud eller bødeindstilling.